YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

a) Belediye Meclisi

1.Belediye Meclisinde görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Müdürlüğü’nden çıkması gereken teklifler için gerekli evraklar temin edildikten sonra Belediye Meclisinde görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak.

2.Yazı işleri Müdürlüğü ve diğer Müdürlüklerden gelen teklifleri tasnif ederek Meclis gündemini oluşturmak.

3.Hazırlanan gündem Başkanlığın da onayı alındıktan sonra Meclis üyelerine elden zabıta marifeiyle tebliğ edilir.

4.Meclis toplantısında Yazı İşleri Müdürü ve bir personeli hazır bulunarak, hem toplantı tutanağını tutmak ve kayıtlara geçirmek.

5.Toplantı sonrasında aynı gün elle yazılan toplantı tutanağı bilgisayar ortamına aktarıldıktan sonra çıktısını almak ve Meclis Başkanı ile Divan Katiplerine imzalatmak.

6.Belediye Meclisinde alınan kararlar doğrultusunda İhtisas Komisyonlarına havale edilen konuların takibini yapmak ve akabinde Müdürlüğümüze gelen Komisyon raporlarını bilgisayar ortamına aktararak bir sonraki oturuma hazır hale getirmek.

7.Yazılan Meclis kararlarını ekli evrakları ile birlikte onaylanması için Kaymakamlık Makamına göndermek.

8.Onaylanan kararların uygulamaya geçirilmesi için diğer birimlere tebliğini yapmak.

9.Her ayın 15. gününde Meclis ve İhtisas Komisyonları Huzur haklarının üyelere ödenebilmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne tahakkukta bulunmak.

b)Belediye Encümeni

1.Encümende görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Müdürlüğü’nü ilgilendiren konular için gerekli evraklar temin edildikten sonra Belediye Encümeninde görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak.

2.Diğer birimlerden gelen teklifleri karara bağlanması için Encümene sunmak.

3.Encümenin daha derin bilgiye ihtiyaç duyması halinde Müdürlüklerden üst yazı ile ek bilgi talebinde bulunmak

4.Encümende görüşülen dosyaların kararlarını yazıp imzaya sunmak.

5.İmzaları tamamlanan Encümen kararların üst yazılarını yazıp Başkan onayı alındıktan sonra en kısa sürede ilgili birimlere tebligatını yapmak.

6.Çıkan Encümen Kararlarını, Encümen karar defterine el yazısı ile bire bir aktarmak.

7.Her ayın 15. gününde Encümen Huzur haklarının üyelere ödenebilmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne tahakkukta bulunmak.

c)Genel Evrak Servisi

1.Belediyemize Resmi Kurumlardan, Vatandaştan ve Tüzel Kişilerden gelen her türlü resmi yazı, dilekçe ve evrakı Kurum Amirlerinden havale alındıktan sonra elektronik ortamda kaydını yaparak ilgili servis ve müdürlüklere zimmet ile tebliği yapmak.

2.Gelen yazıların gerek Yazı İşleri Müdürlüğünce, gerekse diğer Müdürlüklerce cevabı yazıldıktan sonra yine Genel Evrak Servisimizce çıkış kaydının vermek.

3.Çıkış kaydı verilen evrak şehir içinde bir yere gönderilecekse kurye ile teslimatının yapılmasını sağlamak. Eğer şehir dışında ise zarflama işlemini tamamlayıp aynı gün içinde iadeli postaya vermek.

4.Resmi Kurumlarca Belediyemize gönderilen günlü yazıların giriş kaydı yapıldıktan sonra, herhangi bir gecikmeye ve tekide mahal vermeden zamanında cevap verilmesi için gerekli takibi yapmak.

d)Evlendirme Memurluğu

4721 Sayılı Türk Medeni Kanunun ve Evlendirme Yönetmeliği gereğince Evlilik işlemleri için yapılan iş ve işlemler aşağıda belirtildiği şekildedir.

1.Evlenmek üzere Memurluğumuza başvuran çiftlerin başvurularını kabul edip, nikah için gün vermek.

2.Nikâhlarını başka bir kurumda kıydırmak isteyen vatandaşlara evlenme izin belgesi düzenlemek.

3.Nikâh akitleri gerçekleştirilecek vatandaşları Evlenme Kütüğüne işlemek, uluslararası aile cüzdanı düzenlemek ve verilen günde nikâhlarını kıymak.

4.Gerçekleştirilen nikâhların Mernislerini düzenleyerek 10 gün içinde İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirmek.

5.Evlendikten sonra kendi soyadını kullanmak isteyen bayanlara dilekçe hazırlama ve gerekli işlemlerini tamamlamak.

6.Talepleri doğrultusunda; düğün salonu, otel, kültür merkezi gibi yerlere memur görevlendirmek suretiyle nikâh hizmetini vatandaşın ayağına kadar götürmek.

7.Her ayın son haftasında evlenen çiftlerin adı, soyadı, telefon ve adres bilgileri toplanarak rapor haline bilgilerin toplanması.

e)CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi), Yurttaşların talep, ihbar ve şikâyetlerini doğrudan cumhurbaşkanlığına iletebilmesi amacıyla 2015 yılında kurulan bir web servisidir. Bu portalle Türkiye Cumhuriyeti Devleti vatandaşları 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve 3071 sayılı Dilekçe hakkı kanunu kapsamındaki haklarını kullanabilmektedir. Yapılan başvuruların değerlenmeye alınması için T.C. kimlik numarası, ad-soyad ve adres bilgilerinin eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmesi zorunludur. CİMER'e telefon ve mektupla da başvuru yapılması mümkündür. Yapılan başvurular sistem tarafından otomatik olarak üretilen başvuru numarası ile takip edilebilmektedir. 9 Temmuz 2018 tarihinden itibaren BİMER hizmeti ile birleştirilmiştir.

f)Genel İdari Hizmetler

1)Belediyemize gelen posta iletilerini teslim almak ve ilgili birimlere tebliğ etmek.

2)Kurum içi veya dışında verilecek olan seminer, eğitim ve buna benzer etkinliklerin gerçekleşebilmesi için gereken çalışmaları yapmak.

g)Personel Hizmetleri

1. a) Belediyenin insan gücü planlaması ve personel politikası konusunda çalışmalar yaparak hizmet üretim gücünü ve hizmet kalitesini artırmak,
2. b) Müdürlüğün görevlerinin etkin, sağlıklı ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
3. c) Birimler arası koordinasyonu sağlamak,

ç) Uygulamaya esas olmak üzere alınan kararların ilgili birimlere zamanında iletilmesini ve uygulamanın izlenmesini sağlamak,

1. d) Görev alanına giren konularda ilgili kurum ve kuruluşlarla bağlantı kurulması, iş birliği yapılması ve yetkili üst makamlara gerekli bilgilerin verilmesini sağlamak,
2. e) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak,
3. f) Başkanın vereceği diğer görevleri yerine getirmek,
4. g) Stratejik plana, yıllık performans programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek,

ğ) Yıllık izin planlamasını yapmak,

1. h) Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını, gerektiğinde bunların korunmasını, arşivlenmesini ve muhafazasını sağlamak,

ı) Personel özlük işleri ile ilgili işleri yürütmek,

1. i) Personelin idari, mali, sosyal hakları ile bu alanda kurumsal işlemlerini yürütmek,
2. j) Personel eğitim hizmetlerini yürütmek,
3. k) Mevzuatın gerektirdiği diğer görevlerin yürütülmesini sağlamaktır.

(2) Müdürlük; yukarıda sayılan görevler ile Başkan tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özen ve çabukluğu göstererek yerine getirmekten sorumludur.